, Obligación de Mantener Registros Contables para Sociedades Offshore

Obligación de Mantener Registros Contables para Sociedades Offshore

Por medio de la Ley 52 de 2016, la República de Panamá aprobó que a partir del 01 de enero de 2017 la obligatoriedad , para toda aquellas personas jurídicas que realizan operaciones que se perfeccionen y surtan efecto fuera de Panamá, tales como Sociedades Offshore y Fundaciones de Interés Privado, la de llevar Registros Contables junto con aquellos Documentación que le sirven de respaldo a sus operaciones.

Esta obligación es parte del esfuerzo de la República de Panamá, para brindar mayor seriedad, transparencia y estabilidad a las sociedades offshore panameñas, para lo cual se procedió a adoptar el modelo estándar que aplican otras jurisdicciones.

Se entiende por Registros Contables, todos los datos que indiquen claramente las operaciones comerciales de las personas jurídicas, sus activos, pasivos y estado patrimonial que permitan preparar apropiadamente los estados financieros de las personas jurídicas. Estos Registros Contables deben estar sustentados con la Documentación de Respaldo (facturas, contratos, estados de cuenta, recibos o similares).

Conforme a la nueva disposición legal, las Sociedades Offshore y las Fundaciones de Interés Privado, estarán obligadas a llevar sus Registros Contables y a mantener la Documentación de Respaldo en cualquiera de los siguientes lugares:

  1. 1. En la Oficina del Agente Residente; o
  2. 2. Donde lo establezcan los organismos administrativos de la Sociedad

En el evento de que el interesado decida mantener los Registros Contables y la Documentación de Respaldo en un lugar distinto al de las Oficinas del Agente Residente en la República de Panamá, la persona jurídica estará obligada a proporcionar dicha información y documentación al Agente Residente, cuando lo solicite la Autoridad Competente, en un plazo no mayor de 15 días hábiles contados a partir de la notificación de dicho requerimiento al Agente Residente. No obstante lo anterior, en todo momento, el Agente Residente está obligado a mantener un registro del lugar donde las personas jurídicas mantienen sus registros contables y documentos de respaldo con la siguiente indicación:

  1. 1. Nombre de la persona jurídica
  2. 2. Dirección física donde se encuentran los registros contables y documentación de respaldo
  3. 3. Nombre de la persona que mantiene bajo custodia los documentos

En el caso de que la persona jurídica no suministre los Registros Contables, ni la Documentación de Respaldo, el Agente Residente dentro del término arriba indicado, este estará obligado a renunciar como Agente Residente de dicha persona jurídica. En caso de renuncia del Agente Residente, no se permitirá la inscripción de un nuevo Agente Residente.

La persona jurídica que no lleve sus Registros Contables tal como lo establece la ley 52 de 2016, se les aplicará las siguientes multas:

  1. 1. USD 1,000.00 por el incumplimiento
  2. 2. USD 100.00 por cada día de atraso en cumplir hasta que subsane la causal

Los Registros Contables y la Documentación de Respaldo pueden ser llevados de manera electrónica y deben mantenerse y estar disponibles por un período no menos de cinco (5) años. Se consideran registros indispensables de contabilidad los siguientes:

  1. 1. DIARIO
  2. 2. MAYOR

Suspensión de los derechos corporativos de las sociedades offshore

Aquellas personas jurídicas que incumplan en el pago de la tasa Anual se les aplicarán nuevas multas y restricciones dentro de las cuales podemos destacar:

  1. 1. La no inscripción de ningún acto corporativo
  2. 2. La no expedición de certificaciones de ninguna naturaleza

Adicionalmente, el Registro Público suspenderá los derechos corporativos si la persona jurídica mantiene una morosidad continúa hasta por 3 años, o se le haya aplicado una multa o sanción debidamente ejecutoriada, lo cual causará que la sociedad no pueda:

  1. 1. Iniciar procesos judiciales, realizar negocios, o disponer de activos
  2. 2. Hacer reclamos o ejercer algún derecho
  3. 3. Realizar ninguna actuación corporativa que resulte obligante para la persona jurídica

Sin embargo, la sociedad suspendida podrá ser Reactivada, a más tardar hasta los 2 años siguientes, pagando los Mantenimientos Anuales adeudados más una multa de USD 1,000.00.

En caso que haya transcurrido el plazo de 2 años, luego de la suspensión, sin que se haya Reactivado la sociedad, se entenderá Disuelta Definitivamente y se procederá a su Liquidación.

Cualquier cambio de Agente Residente debe incluir una certificación donde conste el consentimiento del Agente Residente que se pretende dar de baja junto con una declaración sobre el no adeudo de honorarios por el ejercicio de ese cargo. Los notarios públicos no podrán cerrar escrituras públicas sin que conste la certificación del Agente Residente dado de baja.

Nuestra firma está tomando las medidas necesarias para prestar el servicio contable que van a requerir las personas jurídicas panameñas a raíz de la adopción de la Ley 52 de 2016, y a fin de brindar un servicio integrado consonó con lo establecido en dicha Ley.

Nuestra firma de abogados gustosamente le asistirá en cumplir con esta nueva obligación y llevar los registros contables y documentos de respaldo en nuestra calidad de Agente Residente en la Républica de Panamá. No obstante, si desea que los mismos sean llevados fuera de la Républica de Panamá, gentilmente le solicitamos nos indique lo siguiente:

  1. 1. Nombre de la persona jurídica
  2. 2. Dirección física donde se encuentran los registros contables y documentación de respaldo
  3. 3. Nombre de la persona que mantiene bajo custodia los documentos

Por favor tenga presente que nuestra firma deberá ser notificada oportunamente de esta decisión.

Cualquiera información adicional o aclaración por favor no dude en comunicarse con nosotros.

Atentamente,

CENTRAL LAW Panamá

Noviembre, 2016

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